Thuê Hay Mua Máy Photocopy — So Sánh Chi Phí Thực Tế 2026
Thuê hay mua máy photocopy — đây là câu hỏi mà hầu hết doanh nghiệp đều đặt ra khi cần trang bị thiết bị in ấn cho văn phòng. Nếu chỉ nhìn vào giá máy, nhiều người nghĩ mua sẽ rẻ hơn. Nhưng khi tính đủ mực in, linh kiện, bảo trì và sửa chữa, chi phí mua máy thực tế cao gấp 3-4 lần so với thuê.
Tại VTA Office Solutions, chúng tôi đã hỗ trợ hơn 200 doanh nghiệp tại TP.HCM chuyển từ mua sang thuê máy photocopy trọn gói với giá chỉ từ 800K/tháng. Bài viết này sẽ giúp bạn so sánh chi tiết từng hạng mục chi phí để đưa ra quyết định đúng đắn.
Tóm tắt nhanh: Thuê hay mua máy photocopy?
✔ Mua máy: Tốn 30-50 triệu/năm (gồm máy + vận hành), phải tự lo bảo trì
✔ Thuê máy VTA: Chỉ từ 9,6 triệu/năm, trọn gói A-Z, đổi máy miễn phí
✔ Tiết kiệm: Thuê máy giúp doanh nghiệp tiết kiệm 60-70% chi phí
✔ Kết luận: Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ nên thuê thay vì mua
Tổng Chi Phí Thực Tế Khi Mua Máy Photocopy
Khi quyết định mua máy photocopy, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào giá mua máy ban đầu. Tuy nhiên, đây mới chỉ là phần nổi của tảng băng. Chi phí vận hành hàng tháng mới thực sự "ngốn" ngân sách:
- Tiền máy: Máy photocopy mới (Toshiba, Ricoh) có giá từ 20-40 triệu đồng. Máy đã qua sử dụng từ 8-15 triệu, nhưng tiềm ẩn rủi ro hỏng hóc.
- Mực in + Drum: Trung bình 400-600K/tháng. Dùng mực chất lượng kém sẽ gây hư hỏng đầu in và drum.
- Linh kiện thay thế: Gạt mực, trống, cuốn giấy... hao mòn theo thời gian, tốn thêm 150-300K/tháng.
- Bảo trì định kỳ: Thuê kỹ thuật viên bảo trì định kỳ tốn 100-200K/lần, nên làm mỗi 2-3 tháng.
- Sửa chữa đột xuất: Kẹt giấy, lỗi phần cứng, hỏng board... chi phí sửa chữa máy photocopy từ 500K-3 triệu/lần.
Tổng chi phí thực tế khi mua: Năm đầu tiên, doanh nghiệp phải chi khoảng 30-50 triệu đồng. Từ năm thứ 2 trở đi, chi phí vận hành vẫn dao động 8-12 triệu/năm.
Chi Phí Khi Thuê Máy Photocopy Trọn Gói
Ngược lại, khi chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy trọn gói tại VTA Office Solutions, bạn chỉ cần trả một khoản phí duy nhất từ 800K/tháng. Tất cả các chi phí vận hành đã được bao gồm:
1. Miễn phí mực in, drum, gạt mực
Mực in chất lượng cao được VTA cung cấp miễn phí trong suốt thời gian thuê. Bản in sắc nét, không lem, không phai.
2. Miễn phí linh kiện thay thế
Cuốn giấy, trống, gạt mực... hao mòn? VTA thay thế hoàn toàn miễn phí. Bạn không tốn thêm bất kỳ đồng nào.
3. Miễn phí bảo trì và sửa chữa
Kỹ thuật viên có mặt trong 30-60 phút. Lỗi nặng? Đổi máy trong ngày — hoàn toàn miễn phí.
4. Máy đời mới trên 95%
Tất cả máy cho thuê đều là dòng Toshiba, Ricoh đời mới. Tốc độ cao, không kẹt giấy, in scan đa năng.
Tổng chi phí thuê 12 tháng: Chỉ 9.600.000đ (800K x 12 tháng). Đặt cọc 4 triệu được hoàn trả 100% khi kết thúc hợp đồng.
Bảng So Sánh Chi Phí Thuê vs Mua Máy Photocopy (12 Tháng)
Dưới đây là bảng so sánh chi phí máy photocopy chi tiết cho 12 tháng sử dụng, giúp bạn thấy rõ sự khác biệt:
| Hạng mục chi phí | Thuê máy VTA | Mua máy mới |
|---|---|---|
| Tiền máy (ban đầu) | Cọc 4 triệu (hoàn trả) | 25.000.000đ |
| Phí thuê hàng tháng (x12) | 9.600.000đ | 0đ |
| Mực in + Drum (12 tháng) | 0đ (miễn phí) | 6.000.000đ |
| Linh kiện thay thế | 0đ (miễn phí) | 2.400.000đ |
| Bảo trì định kỳ (4 lần/năm) | 0đ (miễn phí) | 800.000đ |
| Sửa chữa đột xuất | 0đ (đổi máy miễn phí) | 1.500.000đ |
| TỔNG 12 THÁNG | 9.600.000đ | 35.700.000đ |
Kết quả: Thuê máy photocopy tiết kiệm khoảng 26 triệu đồng/năm (tương đương 73%) so với mua máy mới!
Khi Nào Nên Mua Máy Photocopy?
Mua máy photocopy vẫn phù hợp trong một số trường hợp nhất định:
- Khối lượng in cực lớn (trên 50.000 trang/tháng): Các nhà in, xưởng in công nghiệp có nhu cầu sử dụng liên tục — mua máy giúp tối ưu chi phí dài hạn.
- Sử dụng trên 5 năm: Nếu bạn chắc chắn dùng cùng một dòng máy trên 5 năm, tổng chi phí mua có thể bằng hoặc thấp hơn thuê.
- Doanh nghiệp lớn có đội ngũ kỹ thuật riêng: Có nhân viên IT tự bảo trì, sửa chữa thì giảm được phí dịch vụ bên ngoài.
- Cần máy chuyên dụng đặc thù: Máy in màu khổ lớn, máy in production... thường không có dịch vụ cho thuê.
Khi Nào Nên Thuê Máy Photocopy?
Đối với phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ, thuê máy photocopy là lựa chọn thông minh hơn. Cụ thể:
- Startup, doanh nghiệp mới thành lập: Vốn hạn chế, không muốn bỏ 20-40 triệu mua máy. Thuê chỉ từ 800K/tháng, tiết kiệm vốn đầu tư.
- Văn phòng 5-50 nhân viên: Nhu cầu in 2.000-10.000 trang/tháng. Thuê trọn gói giúp kiểm soát chi phí cố định mỗi tháng.
- Trường học, trung tâm đào tạo: In tài liệu, đề thi số lượng lớn theo mùa. Thuê máy tốc độ cao mà không phải lo bảo trì.
- Tổ chức sự kiện: Cần máy ngắn hạn cho hội nghị, đại hội. VTA hỗ trợ thuê linh hoạt từ 1 tuần.
- Doanh nghiệp muốn tập trung kinh doanh: Không muốn mất thời gian lo mực in, linh kiện, gọi thợ sửa. Thuê trọn gói tại VTA — bạn chỉ việc cho giấy, còn lại chúng tôi lo.
Bảng Giá Cho Thuê Máy Photocopy Tại VTA 2026
VTA Office Solutions cung cấp đa dạng dòng máy cho thuê máy photocopy trọn gói từ các thương hiệu Toshiba và Ricoh. Tất cả đã bao gồm mực in, linh kiện, bảo trì định kỳ và sửa chữa:
| Dòng máy | Tốc độ | Giá thuê/tháng | Phù hợp với |
|---|---|---|---|
| Toshiba E-Studio 2518A | 25 trang/phút | 800.000đ | Văn phòng nhỏ |
| Toshiba E-Studio 3018A | 30 trang/phút | 800.000đ | Văn phòng vừa |
| Toshiba E-Studio 3518A | 35 trang/phút | 800.000đ | Văn phòng, công ty |
| Toshiba E-Studio 4518A | 45 trang/phút | 800.000đ | Doanh nghiệp vừa |
| Toshiba E-Studio 5018A | 50 trang/phút | 800.000đ | Doanh nghiệp lớn |
| Ricoh MP 4055 | 40 trang/phút | 1.500.000đ | Doanh nghiệp vừa |
| Ricoh MP 6055 | 60 trang/phút | 1.500.000đ | Doanh nghiệp lớn |
Tất cả dòng máy đều được giao lắp tận nơi trong 2 giờ. Đặt cọc 4.000.000đ, hoàn trả 100% khi kết thúc hợp đồng.
Câu Hỏi Thường Gặp Về Thuê Hay Mua Máy Photocopy
Dịch Vụ Liên Quan Tại VTA Office Solutions
Ngoài dịch vụ cho thuê máy photocopy, VTA Office Solutions còn cung cấp:
Đời mới, trọn gói từ 800K/tháng. Sửa chữa máy photocopy
Toshiba, Ricoh, Canon. KTV 30–60 phút. Sửa chữa máy in
HP, Canon, Brother, Epson. Tận nơi. Sửa chữa máy vi tính, laptop
Phần cứng, phần mềm, mạng LAN. Nạp mực máy in
HP, Canon, Brother. Tận nơi 15–20 phút. Nạp mực máy photocopy
Toshiba, Ricoh, Canon. Xử lý tại chỗ. Bảo trì máy photocopy định kỳ
Giảm 50% chi phí sửa chữa. Vật tư linh kiện
Drum, gạt mực, roller chất lượng cao. Máy photocopy Toshiba
E-Studio 2518A, 3518A, 4518A, 5018A. Máy photocopy Ricoh
MP 2555, 3055, 4055, 5055.
Kết Luận
Qua bảng so sánh chi tiết, câu trả lời cho câu hỏi thuê hay mua máy photocopy đã rõ ràng. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, thuê máy giúp tiết kiệm 60-70% chi phí, không phải lo bảo trì, và luôn sử dụng máy đời mới. VTA Office Solutions cam kết trọn gói A-Z chỉ từ 800K/tháng, KTV hỗ trợ 30-60 phút, đổi máy trong ngày nếu lỗi nặng.
Liên hệ ngay — Tư vấn miễn phí thuê hay mua máy photocopy!
Hotline/Zalo — Tư vấn 24/7, không ràng buộc
Số 02 đường S3, P. Tây Thạnh, Q. Tân Phú, TP.HCM | mayphotocopyvn.vn
